Her Derde Deva Trello Nedir ve Nasıl Kullanılır?

İşe Trello Nedir? sorusuyla başlayalım.Trello; karmaşık işlerden projelerine, projelerinden gündelik hayatının ince detaylarına kadar hemen her şeyi planlayıp programlayabileceğin bir yönetim aracıdır. Bireysel olarak kullanabileceğin bu ücretsiz aracı aynı zamanda birden fazla arkadaşınla, bir topluluk veya ekiple birlikte de kullanabilirsin. Ben Redkit gibi her mecrada tek olduğum için Trello’yu bireysel kullananlar tarafındayım.

Trello’nun geniş bir çapraz platform desteği var. Web’den koduğunu cepten, cepten koduğunu, masaüstünden alabiliyorsun. Zaten bir yazılımın beni cezbetmesi için 2018’in Güngören’inde artık ecnebilerin “Sync” adını verdiği bulut yedekleme özelliği ve çapraz platform desteği olmazsa olmaz. Peki Trello nedir ki, bize diğer yazılımların sunamadığını sunuyor? (Onu söyle bana onu, sen kimsin! Sen, siz, sen ne oldunuz amk?)

Trello tıpkı lise ve ilkokuldayken hazırladığımız ders programı gibi bir tasarım penceresine sahip. Buradan çeşitli panolar, kartlar ve listeler oluşturarak hop oraya hop buraya kartlarımızı kaydırarak olayı bitiriyoruz. Trello’nun en yahşi özelliği ise bir üretkenlik tekniği olan ve uzun süredir kullandığım Kanban Tekniğine (Kanban Flow) uygun çalışma ortamı sunması. Peki Trello nasıl kullanılır?

Trello Nedir? Nasıl Kullanılır?

Trello’da bizi “kart”ların beklediğinden bahsetmiştim. Şimdi, bu kartlar aslında basit bir Yapılacaklar uygulamasındaki “Yapılacak / To-do” oluşturmaya benziyor. Bir de “Panolar” adı verilen mevzumuz var. Bunu da lisede her ders programınız değiştiğinde tekrardan yeni bir sayfaya geçip yeni programı defterinize geçirdiğiniz bağımsız sayfa olarak düşünebilirsiniz. Bitti mi? Hayır. Son olarak “Listeler” dediğimiz bir zamazingomuz var. Listeleri de defterimize programı girerken günleri ayırmak için çektiğimiz sütunlar gibi düşünebilirsin.

Trello nasıl kullanılır ve verimli bir şekilde nasıl faydalanılır sorusunun kilit cevabı, “adam akıllı panolar oluşturmak” cevabından geçiyor. Örneğin ben panolarımı en ince ayrıntısına kadar bölerek kullanıyorum;

• Günlük plan panosu – Bu panoda gündelik olarak hangi işleri yapacağımı belirliyorum. Günlük iş panomda 4 farklı listem oluyor. Bunlar: “Yapılacaklar”, “Yapılıyor…”, “Yapıldı” ve “Askıdakiler” listelerinden ibaret. Güne başlamadan önce tüm yapacaklarımı birer kart şeklinde “Yapılacaklar” listesine ekleyip, öncelikli olanları kırmızı renkle etiketliyorum. Orta derecede önceliği olan işleri sarı ve minimum önem önceliğine sahip olanları etiketsiz bırakıyorum.
  
• Kişisel pano – kişisel panomda daima gündelik hayatıma dair detaylara yer verdiğim listeleri tutuyorum. Okuyacaklarım, izleyeceğim filmler, unutmamam gereken önemli yapılacaklar veya “Günün birinde el atacağım” dedikten sonra muhtemelen ertesi gün unutacağım şeyleri bu panoda topluyorum.
• Proje panolarım – tüm aktif projelerim için birer panom var ve bu panolarda proje için yapılacaklar, önemli notlar, “artık yapılsa iyi olur” lar gibi farklı kartlarım var.

Bu üçlü düzen sayesinde işi, projeleri ve kişisel hayatımı aradan çıkarıyorum. (Bir gün tekrardan aşk hayatım olursa sevdiceğim için de bir pano eklemeyi düşünüyorum asdfjasdf)

Trello’nun Nesini Seviyorum, Neden Trello?

Trello’nun iskelet bölümüne Trello Nasıl Kullanılır? Başlığı altında değinmiş ve burada “kart” kavramından bahsetmiştim. Trello’nun kartlarına gerçekten bayılıyorum. Kart üzerine notlar alabiliyor, URL linkleri şeklinde not alabiliyor, kart için bir hatırlatma süresi ve sıklığı belirleyebiliyor, bir kartın içine yapılacaklar listesi ekleyebiliyoruz. Kartların daha bunlar gibi saymakla bitiremeyeceğim özellikleri var. Bu özelliklerin tümü kartları inanılmaz işlevsel hale getiriyor.

Çapraz platform desteği, ücretsiz olması ve bulut üzerine kendini otomatik yenilemesi gibi detaylarına zaten değinmiştim. Bunların dışında Trello’nun A sınıfı kullanıcı dostu tasarımı olduğu gerçeğini atlayamam. İnanılmaz fonksiyonel ve hızlı şekilde işleri yönetmeye yardımcı oluyor.

Trello ve Kanban Tekniği

Kanban Tekniği’ni belki Barış Özcan’ın videosundan görmüşsündür. Uzun bir süredir kullandığım bu teknik için Trello harika işlevsellik sağlıyor. Yukarda listelerimden bahsederken günlük iş planımdan bahsetmiştim. Kartları öncelik sırasına göre etiketledikten sonra “Yapılıyor…” listesinin altına sadece 3 kart yerleştiriyorum.

O an zihnimdeki tüm önceliğim ve tüm işim bu 3 kart oluyor. Her bir bitirdiğim görevi “Yapıldı” listesine aktarıyorum. Ne zamanki bu 3 kartta yapmam gerekenleri tamamlıyorum, o zaman “Yapılacaklar” listesinden yeni 3 kartı tutup “Yapılıyor…” listesine dahil ediyorum. İyi de bunun bana (ve kullanacak olursan sana) faydası nedir?

• Aklını tüm yapacaklarınla meşgul etmek performans kaybına ve strese neden olur. Bunun yerine her şeyin bir yerde yazılı olması hiçbir şeyi atlamayacağına emin olmaya yardımcı olur.
• Sadece “Yapılacaklar” listesindeki 3 yapılacağa odaklandığın için öncelikli işleri önceliksiz işlerden ayıştırmış olursun. Böylece gün sonuna büyük işleri bırakmak yerine daha önemsiz “yapılmasa da olur” tarzı işleri sarkıtmış olursun.
• Yaptığın her işi “Yapıldı” bölümüne yerleştirmen, bir günde ne kadar işi yaptığını ve ne kadar çalışkan olduğunu görmeye yardımcı olur, motivasyonunu arttırır.

Trello ile Neler Yapabilirsin, Ne için Kullanabilirsin?

Trello’yu kullanarak yapabileceklerinin bir sınırı yok. Aklına esen her şeyi yapabilir, her alanda kullanabilirsin. Popüler olarak Trello kullanıcıları ise şu amaçlar için kullanıyor:

• Günlük / Haftalık / Aylık yapılacaklar ve iş listeleri
• Tarif koleksiyonları
• Seyahat planlaması
• Düğün veya parti planlama
• Kitap kulüpleri
• Kâr amacı gütmeyen gönüllülük esaslı işler ve işbirliği
• Blog içerik fikirleri
• YouTube video fikirleri
• Tatil, hediye ve alışveriş listesi fikirleri
• Sağlık ve fitness ilerleme takvimi
• Finansal planlamalar
• Öğrenciler için araştırma projeleri
• Not panoları
• Proje yönetimi ve üyeler arası senkronizasyon

Ve daha bir sürü şey!

Trello Hakkında Son Sözler

Trello A’dan Z’ye tüm özellikleriyle başarılı bir girişim ve kullanmaktan uzun süredir zevk alıyorum. Dahası Trello’yu hayatıma bu kadar adapte etmişken Trello’nun bir gün kepengi indirmesiyle ne yapacağımı da düşünmeden geçemiyorum.

İçerik çok uzun olduğu için burada noktalıyorum ama Trello’da daha seni bekleyen birçok ince detayı olduğunu unutma. Mümkünse bir ton yazılanı okuduktan sonra da Trello için kendine en azından 1 hafta deneme süresi ver.

Üstün körü incelersen Trello’yu sevmeyebilir, nimetlerinden faydalanamayabilirsin. 1 haftalık sürecin sonunda seni tatmin etmediğini düşünürsen, gel buraya yaz. Trello nedir ne değildir tekrar tartışalım derim.