12.682 okunmamış posta kutunuzu sıfırlamak, bu dört adımla sandığınızdan da kolay!
Videoyu Başlat veya Hemen Aşağıdan İçeriği Oku:
Yetişkinliğe adım attığınızda, 3 şey hayatınızdan çıkmamak üzere dahil oluyor.
- Kredi kartlarınız
- GSS Primleriniz
- ve hiç ardı arkası kesilmeyecekmiş gibi gelen Mailler
Diğer ikisinden zaten kurtulamayacaksınız ama mailleriniz için hala bir umut var! 🥳
Neden Apple Mail Kullanmıyorum?
Minimalist tasarımı ve efendi tavırlarıyla Apple Mail harika bir yazılım fakat bence rakiplerine kıyasla hala birçok dezavantajı var.
- Gelişmiş özelliklerden mahrum (Ki, bundan videonun ileri bölümlerinde bahsedeceğiz)
- Ciddi kararlılık sorunları var. Örneğin, bir müşterim bana mail attığında ona yanıt verince Mail uygulaması çöküyor, kendini kapatıyor ve hata raporu oluşturmak suretiyle bana trip atıyordu… Bazen yazdığım maili gönderiyor, bazen yazı tura atarak keyfe keder hareket ediyordu.
- HTML imza eklemek için 40 dereden su getirmeniz gerekiyor.
- Ek dosyalarıyla başı ciddi anlamda dertte.
Şart değil fakat bence maillerinizde ustalaşmanız için daha işlevsel bir mail yazılımı kullanarak sarf edeceğiniz eforudan kurtulabilirsiniz.
Sektörde güçlü birçok mail yazılımı var ve ben 2018’den beri Spark’ı kullanıyorum. 2016’da Apple tarafından en iyi uygulama ödülüne layık görülen Spark, “The Future of Email / Maillerin Geleceği” adıyla lanse ediliyor.
1. Farklı Roller için Farklı Mail Adresleri
Bunu okuduğunuza göre tahminimce tek bir mail adresinden fazlasıyla uğraşmak zorunda kalıyorsunuzdur.
Bir kere her şeyden önce, eğer işiniz mail adresi kullanmayı gerektiriyorsa veya henüz öğrenciyseniz ve gerektirecekse… Kişisel maillerinizi bu maillerden ayrı tutmanızı öneririm.
Kişisel hesaplarınız ve işleriniz için aynı mail adreslerini kullandığınızda, yarın ertesi gün farklı bir şirkete veya okula geçtiğinizde ya da mezun olduğunuzda mevcut mail adreslerinizi kullanamayabilirsiniz.
Mesela, benim:
- 1 tane çalıştığım şirket için
- 2 tane kendi işim için
- 1 tane de kişisel e-mail adresim var
Şimdi, Spark’ın büyüsü tam olarak bu aşamada başlıyor.
Uygulamayı ilk açtığınızda, giriş yapmak istediğiniz mailinizle bir üyelik oluşturuyor ve ardından sisteme dahil oluyorsunuz.
Bir kere tüm mailleriniz için Spark üzerinden giriş yaptığınızda, artık hangi cihazdan Spark’a girerseniz girin, üyeliğiniz sayesinde tüm mailleriniz sizi olduğunuz yerde bekliyor olacak.
Eğer birden fazla mail adresiyle uğraşıyorsanız bu harika bir özellik. Çünkü bilgisayar / cihaz değiştirdiğinizde her mail için tekrardan kurulum yapmanıza gerek kalmayacak.
2. Gelen Kutusunu Nasıl Yönetiyorum?
Smart Inbox, yani Akıllı posta Kutusu sayesinde, Spark maillerinizi otomatik olarak etiketlerle kategorilendiriyor.
Örneğin, Apple’ın bana gönderdiği bir tanıtım bülteni mailini “Newsletters” yani bültenler etiketi altında topluyor. Aynı şekilde Sahibinden’den bana mesaj atıldığında bu postanın bir bildiri postasını olduğunu algılayıp, gelen postayı “Notifications” yani, bildirimler etiketi altında gösteriyor.
Gerçek biri tarafından atılan mailleri de doğrudan “People” yani insanlar etiketi altında topluyor.
Smart Inbox sayesinde, otomatik olarak önemli mailleriniz önemsizlerden ayrıştırılmış oluyor. Böylece en önemli mailler en üstte, daha önemsiz olanlar altta toplanıyor.
Bu sayede maillerinizi kontrol ederken direkt en önemli olanlarından işe başlayabiliyorsunuz.
Smart Inbox’ın belli başlı faydaları var:
- Bunlardan ilki, hızlıca e-postalarınızı temizleyebilmek. Örneğin, çok az vaktiniz varsa ve abonelik mailleriyle zaman kaybetmek istemiyorsanız, Newsletters kategorisinin yanından hızlıca mailleri okundu yapabiliyor veya dilerseniz hepsini seçip doğrudan hızlı aksiyonlar alabiliyorsunuz.
- Sürekli gelen mail bildirimleriyle rahatsız edilme döngünüzü durdurmak da Spark ile sizin elinizde. Ayarlar’dan Bildirimler’e girip, her bir mail adresiniz için bildirimlerin size ne şekilde iletileceğini seçebilirsiniz.Örneğin, ben tüm maillerim için Smart filtresini kullanıyorum. Bu sayede tanımadığım kişilerden gelen postalar veya otomatik olarak gönderilen bildirim ya da bülten postaları için Spark bana bildirim göndermiyor.Gün sonunda zaten tüm mailler için bir aduket geçtiğimiz ve üst tarafta bahsettiğim Smart Inbox özelliğini düşünürsek, Spark ile işlerin benim için ne kadar kolaylaştığını tahmin ediyorsunuzdur.
- Önemli dökümanları ve bazı yapılacaklarla ilişkili postaları tutsam da, gelen kutusunu asla yapılacaklar listesi muamelesi yapmıyorum. Hem bunu efektif bulmuyorum hem de her girdiğimde farklı bir mailin ekrana zıpladığını düşününce, bunun pek yönetilebilir bir yöntem olduğunu da düşünmüyorum.Zaten bu aşamada da Things 3 devreye giriyor. Things 3 tüm projeler ve yapılacak listeleri için kullandığım oldukça gelişmiş bir yazılım. Bu yazılımın güzel bir özelliğiyse seçtiğim herhangi bir postayı doğrudan yapılacaklar listesi yazılımına aktarabiliyor olmam. Ayrıca Spark’ın akıllı linkleri sayesinde yapılacaklar listesinden bu linke tıkladığımda, Spark kapalı olsa bile doğrudan ilgili maile tek bir tıklamayla ulaşabiliyorum.
Maillerine saplanıp kalan biri olmayı istemiyor ama aynı zamanda hiçbir maili, olup biteni de kaçırmak istemiyorsanız, Tim Ferris’ten öğrendiğim e-posta kontrolü rutini muhtemelen sizin de işinize yarayacaktır. Bu rutine göre mailleri günde iki defa kontrol etmek fazlasıyla yeterli oluyor. İlk kontrolü sabah 9’da, ikinci kontrolüyse akşam 5’te yapıyorum. Bu sayede gündüz gelen maillerin tümüne hakim olurken, akşam 5’te yaptığım kontrolle de olası acil postaları gözden geçirmiş ve gerekiyorsa yanıtlamış oluyorum.
3. Gelen Kutusunu Nasıl Temiz Tutuyorum?
Gelen kutusunu hep temiz tutmak için çok basit bir pratiği takip ediyorum.
Eğer maili yarın ertesi gün tekrar ihtiyaç duymayacağıma inanıyorsam, bu maili arşivlemek yerine direkt çöp kutusuna atıyorum.
Bunun güzel yanı, sadece saklamak istediğiniz mailleri tuttuğunuzda, binlerce mail olsa bile aradığınızı bulmak daha kolay hale geliyor.
Hazır yeri gelmişken Spark’ın akıllı arama özelliğinden de bahsedelim… Çok fazla mail almıyorsanız gelişmiş arama özelliği sizin için hava civa olabilir. Fakat arşivlenmiş binlerce postanızın olduğunu düşünürseniz, güçlü arama özelliği bir anda hava civa olmaktan çıkıveriyor.
Spark’ın arama özelliği “Natural Language” olarak çalışıyor. Evet, Türkçe dil desteğinin olmaması şimdilik bir dezavantaj ancak İngilizce biliyorsanız; tıpkı doğal dili kullanır gibi; kimden gelen ve hangi özelliklere sahip bir mail aradığınızı birkaç kelimeyle Spark’a tarif edebiliyorsunuz.
- Örneğin, tüm kredi kartı ekstrelerime ulaşmak istiyorsam arama butonuna attachments from İş bankası yaparak hepsine zahmetsizce ulaşabilirim.
- Yusuf’un hiçbir şey yazmadan 2021’in Kasım ayında attığı bir postayı bulmak için sadece images from Yusuf Eren Göç aramasını yapabilirim.
Her ne kadar Spark, gereksiz bültenleri temizlemeyi kolay hale getirse de, bildirim ve bülten maillerini fırsat buldukça temizliyorum ve eğer ilgi alanımın dışında bir posta fark edersem, düşman askeri gibi davranıp, hemen üşenmeden abonelikten çıkıyorum.
Yeri gelmişken hızlı bir ipucumu daha paylaşayım. Ne idüğü belirsiz bir yere kayıt oluyorsanız, sürekli istemediğiniz maillerin bombardımanı altında kalmak yerine temp-mail.org sitesini kullanabilirsiniz.
Bu site sizin için tek kullanımlık bir mail adresi oluşturuyor ve bunu normal bir mail adresi gibi kullanabiliyorsunuz. Bir posta geldiğinde de ona buradan ulaşabiliyorsunuz. Yani, mail doğrulaması istenen yerlere de bu yöntemle kayıt olarak gelen kutunuzu temiz tutabilirsiniz. 👍
Peki, diyelim ki hali hazırda mail iflasına sürüklenmiş durumdasınız ve binlerce mail ile gelen kutunuz zaptedilmiş.
O zaman ne yapmalısınız?
Bence, tek seferde binlerce mail ile ilgilenmek yerine her seferinde gelen kutunuza girdiğinizde 3-5 tane mail ile ilgilenerek işe başlayabilirsiniz. Hem kendinizi yıldırmamış olursunuz, hem de Spark ile birlikte bundan sonra gelen kalabalığın önüne geçeceğiniz için işiniz kolaylaşmış olur.
4. Mail Yazma Verimliliği
Spark diğer mail uygulamalarının aksine mail yazma ve gönderme işine de verim katıyor.
Örnek bir mail yazdığımızı varsayalım…
Yeni mail penceresi üstünden gönderen bölümünü değiştirebiliyor ve isterseniz mail imzanızı kolayca seçebiliyorsunuz. Elbette Apple mail’in aksine Spark HTML formatındaki imzalarla da gayet iyi anlaşıyor.
Yeni mail penceresinde bir de Send Later özelliğimiz var. Bu sayede zamanlayarak mail gönderebiliyorsunuz. Gece kuşuysanız insancıl olmayan saatlerde mail göndermek konusunda tereddütte kalıyor olabilirsiniz. Bu özellik sayesinde gece yazdığınız maili sabaha gidecek şekilde zamanlayabilirsiniz ya da hafta sonu yazdığınız bir maili hafta içi gidecek şekilde zamanlayabilirsiniz.
Tüm bunlara ek olarak Reminder özelliğimiz var. Mailinize bir reminder belirlediğinizde, gönderdiğiniz bu maile anımsatıcı belirlediğiniz tarihe kadar cevap gelmemişse, yanıt almadığınıza dair sizi uyarıyor.
Bu herkesin kullanabileceği bir özellik değil fakat özellikle soğuk satışlar gerçekleştirirken benim epey işimi kolaylaştırıyor.
Arayüzün geri kalanı bence epey anlaşılır ancak bahsetmemiz gereken bir başka güçlü özellik de şablonlar. Bence Spark, burada Gmail dahil tüm rakiplerinden iyi iş çıkarıyor.
Şablon özelliği kısaca şöyle çalışıyor, Ayarlar’dan Templates’e gidip buradan özel şablonlar oluşturuyor ve daha sonra bunlar üzerinden mail gönderebiliyorsunuz.
Aynı tarzda mailleri özelleştirerek birden fazla kişiye göndereceksiniz tekrar tekrar en baştan göndermek veya kopyala yapıştır yapmakla uğraşmak yerine, hızlıca bir şablonlarla mailinizi gönderebilirsiniz.
Gitmeden Önce…
Tüm bu akış ve ipuçları sayesinde, hem daima temiz bir posta kutusuna uyanıyorum hem de maillere çok az zaman harcamak zorunda kalıyorum.
Umarım beğenmişsindir ve eğer beğendiysen YouTube kanalıma da mutlaka göz atmalısın 👉 Kanala Git!
